1. Introdução
A presente Política de Compliance e Conduta da Geonoma tem como objetivo
estabelecer as condutas esperadas da comunidade Geonoma. Esse documento reflete
o compromisso público da Geonoma com os mais altos padrões de honestidade e
integridade, bem como adesão às normas de combate a corrupção, suborno e outras
fraudes em todas as suas operações e relacionamentos.
2. Aplicação
As regras e princípios previstos nesta Política são aplicáveis à Geonoma, englobando
os presidentes, conselheiros, diretores, membros de comitês e colaboradores,
independentemente de cargo ou função, bem como prestadores de serviços,
fornecedores, clientes, parceiros de negócio, consorciados e qualquer um que
mantenha relações comerciais ou atue em seu nome.
3. Nosso Compromisso
A Geonoma tem o compromisso diário com a ética e a integridade de seus negócios em
cumprimento com a lei, em qualquer parte do mundo. Além disso, a Geonoma é pautada
pelo respeito às pessoas, buscando promover um ambiente saudável e colaborativo.
Para tanto, apoiamos o princípio do diálogo aberto e da cooperação com a sociedade,
os clientes, os acionistas e os próprios colaboradores.
A comunidade da Geonoma declara o seu compromisso com:
4. Diretrizes de Conduta
Apesar de não ser viável abordar todas as situações possíveis, esse documento prevê
diretrizes de comportamento a serem seguidas em algumas das circunstâncias mais
comuns de temas de compliance. Em caso de dúvida, o colaborador ou terceiro deve
entrar em contato pelo Canal de Comunicação para solicitar aconselhamento.
4.1. Reuniões com agentes públicos
Visando a transparência nas suas relações, a Geonoma determina que todas as
reuniões realizadas com agentes públicos de cunho institucional/comercial devem estar
vinculadas à agenda do profissional e formalizadas em ata para análise e controle da
área de Compliance.
4.2. Brindes, Presentes e Hospitalidade
Qualquer brinde, presente e hospitalidade deve ter um objetivo empresarial legítimo
para ser concedido ou recebido, que não possa ser percebido como suborno,
pagamento, influência e outras vantagens indevidas.
Ficam autorizados:
4.3. Patrocínios e Doações
As doações e patrocínios da Geonoma, quando e se ocorrerem, devem ser feitas em atendimento a pedidos por escrito, transparentes, controlados e só podem ser feitos a pessoas jurídicas idôneas, instituições e órgãos devidamente regularizados. As doações devem ser verificadas e avaliadas pelo Compliance, precedidas da devida diligência para, em seguida, serem aprovadas pela Diretoria. Todo o processo de prestação de contas deve ser encaminhado ao Compliance para que seja realizada toda a rastreabilidade do processo.
Doações para fins caritativos, como apoio e cuidados para moradores de rua, menores carentes, lar de idosos, deficientes físicos e/ou doenças mentais, educação e cultura, bem como patrocínio de eventos quando a renda é destinada a propósitos caritativos podem ser feitas quando motivadas por propósitos caritativos legítimos e devem ser feitas para a organização/instituição/órgão caritativo com missão filantrópica ou funções legítimas.
São proibidas doações em bens, máquinas e equipamentos para uso e execução de atividades de rotina ou de responsabilidade do agente público. Quando as atividades do contrato demandarem interação e atividades nas instalações do órgão público, eventuais equipamentos alocados para cumprimento das atividades contratadas com a Geonoma terão seu registro de movimento, conforme controles internos. Descartes e disposições de bens devem ser documentados e registrados junto à área Contábil, para a devida destinação.
As doações nunca devem ser realizadas com o propósito de influenciar decisões ou estarem vinculadas com oportunidade e momentos de licitação e/ou contratação dos serviços da Geonoma.
Patrocínios para eventos com propósito de divulgação de metodologias técnicas, lançamento de projetos, estudos, pesquisas, reforço institucional da marca, educativos, podem ser feitos, mediante solicitação por escrito. A evidência da realização do evento patrocinado se dará por meio de evidências como: convites, fotos, vídeos, lista de participantes, convidados, e devem permitir completa rastreabilidade contábil.
O Compliance deve avaliar todo e qualquer patrocínio ou doação, independentemente do valor, para posterior aprovação da Diretoria, conforme aplicável.
4.4. Corrupção e atos contra a Administração Pública
Atos praticados por colaboradores, parceiros, sócios que a representem em seu interesse ou benefício contra a administração pública, nacional ou estrangeira, são contrários ao compromisso de integridade da Geonoma e podem ensejar a sua responsabilidade e, por isso, é terminantemente proibido:
4.6. Cláusula Anticorrupção
Todos os contratos jurídicos firmados pela Geonoma devem possuir Cláusula Anticorrupção, sendo de responsabilidade da área envolvida no processo de contratação garantir que esta cláusula esteja inserida em todos os contratos, e que seja de pleno conhecimento do contratado a obrigação de atendimento a essa Política.
4.7. Confidencialidade
O colaborador ou terceiro deverá se comprometer a manter a confidencialidade de todas as Informações Confidenciais, entendidas como aquelas que sejam obtidas em decorrência da relação com a Geonoma. As Informações Confidenciais não poderão ser transmitidas a ou discutidas perante terceiros, nem copiadas ou utilizadas para fins pessoais ou quaisquer outros fins não relacionados às atividades realizadas em favor da Geonoma.
A confidencialidade das informações deve ser respeitada a todo momento, inclusive após o fim da relação com a Geonoma.
4.8. Comunicação com o público
À exceção dos Diretores, nenhuma pessoa está autorizada a comunicar-se em nome da Geonoma, seja com a imprensa ou com o público em geral. Quaisquer solicitações de informação recebidas devem ser informadas à Presidência. No mesmo sentido, não é permitido vincular o nome da empresa a postagens pessoais nas redes sociais.
4.9. Proteção de dados pessoais
A execução das atividades da Geonoma pode exigir o recebimento de dados pessoais, os quais deverão ser tratados em conformidade com a Lei no 13.709/2018 (Lei de Proteção de Dados Pessoais). Nesse sentido, devem ser adotadas as boas práticas de proteção de dados pessoais, incluindo a solicitação de prévio consentimento quando legalmente exigido e armazenamento adequado dos dados.
4.10. Conflito de interesses
A ocorrência de qualquer situação que possa configurar como conflito de interesses deverá ser informada à Presidência da Geonoma. São exemplos de situações de conflito de interesses:
4.10. Demonstrações Contábeis e Financeiras
A Geonoma respeita e cumpre com a legislação, as normas e os princípios contábeis, por isso, as demonstrações financeiras da Geonoma devem ser precisas, completas e verdadeiras. Todas as transações financeiras e contábeis precisam estar devidamente aprovadas, registradas e suportadas por documentação comprobatória.Não é permitida a realização de lançamentos contábeis inadequados, fictícios, ambíguos ou fraudulentos que possam ocultar ou de qualquer outra forma encobrir pagamentos ilegais.
4.11. Concorrência
A política comercial da Geonoma é incentivar e praticar uma concorrência leal. Por isso, espera-se que todos os colaboradores atuem de acordo com os parâmetros estabelecidos por lei contra qualquer tipo de restrição à concorrência.São proibidos acordos e condutas, que tenham como objetivo ou possam causar impedimentos ou restrições à concorrência, incluindo acordos formais e informais que possam:
5. Procedimentos de contratação ou parceria
5.1. Pessoal
A Geonoma mantém procedimentos e se reserva o direito de conduzir due diligence, de maneira razoável e proporcional, antes da contratação e para promoção de colaboradores que apresentem maior exposição a riscos de Compliance.
A contratação de Pessoas Expostas Politicamente (PEP) ou fornecedores ou prestadores de serviço que tenham PEP em seu quadro funcional, deve ser precedida de due diligence, avaliação do Compliance e aprovação da Presidência.
5.2. Fornecedores e Terceiros
Nas situações de contratação de terceiros ou estabelecimento de relação de parceria com indivíduos ou empresas, deverão passar por um processo de due diligence aqueles que se enquadrem nas seguintes situações:
Nesses casos, é obrigatório o preenchimento do formulário de Avaliação de Compliance para Terceiros (simplificado ou completo, a depender da análise de risco) e cientificação da presente Política.
5.3. Fusões, Aquisições e Restruturações Societárias
A Geonoma prevê a realização de procedimentos de due diligence antes de qualquer procedimento de fusão, aquisição ou reestruturação societária a fim de verificar se a outra empresa, sócios ou dirigentes, estiveram ou estão implicados em atos lesivos à administração pública, nacional ou estrangeira, e se possuem vulnerabilidades que acarretam riscos à integridade.
5.4. Consórcios
Devido ao porte dos projetos, a Geonoma pode participar em licitações sob forma de consórcio, sendo a líder ou não. O consórcio é realizado tão somente para composição de capacidade técnico-operacional e compartilhamento dos riscos financeiros devido aos aportes necessários ao longo da execução.
Aplicam-se procedimentos de due diligence antes de qualquer procedimento de consórcio a fim de verificar se a outra empresa e/ou seus sócios ou dirigentes, estiveram ou estão implicados em atos lesivos à administração pública, nacional ou estrangeira, e se possuem vulnerabilidades que acarretam riscos à integridade.
6. Violação à Política de Compliance e Conduta
Violações a esta política deverão ser imediatamente reportadas ao Canal de Comunicação e serão tratadas com rigor e com a consequente aplicação das sanções cabíveis. Nenhum colaborador deixará de sofrer as sanções disciplinares, independente da sua posição na empresa.
No caso de terceiros, esses descumprimentos serão considerados violação contratual sujeita à rescisão do contrato.
Vale ressaltar que a infração de um único colaborador, terceiro, parceiro ou fornecedor pode danificar a reputação e resultar em sérias penalidades para a Geonoma, além de causar prejuízos financeiros.
7. Canal de Comunicação
A Geonoma possui um canal direto de comunicação disponível aos colaboradores, terceiros, parceiros e fornecedores e outras partes que com ela interaja, que se destina ao relato de qualquer atitude, comportamento ou prática que violem esta Política.
As apurações das manifestações são realizadas respeitando os pilares do sigilo, proteção do denunciante e eficiência da apuração.
A Geonoma proíbe qualquer tipo de retaliação, devendo estes atos, quando identificados, ser imediatamente denunciados e, sendo constatada a infração, receberão as medidas disciplinares cabíveis.
As denúncias podem ser encaminhadas para os seguintes meios:
Página Internet: https://geonoma.eco/compliance.
E-mail: compliance@geonoma.eco.